Megjegyzendő, hogy a hivatalos kommunikációban nincs helyük az (erőteljes) érzelmi megnyilvánulásoknak. Elektronikus levél esetén se használjunk érzelemjeleket, ikonokat. A hivatalos levél írásakor teljes mértékben be kell tartani a grice-i maximák néven ismert elveket. a számlakezelő bank neve, az adószáma stb. Ezek az információk célszerűen eloszthatók a lap tetejére vagy a lap aljára. Fontos, hogy ezek az adatok mindig a hivatalos levél első oldalán szerepeljenek. Levél megszólítás több címzett esetén – Betonszerkezetek. A küldő megnevezése alatt szerepel a címzett személy neve, beosztása, az intézmény megnevezése és címe. Az irányítószám és a postafiókszám után nem kell pontot tenni, mert az kódszám / nem pedig sorszám. / A hivatalos levél jobb felső részén olvasható a levél tárgyának a megjelölése. A hivatalos levél fontos része a megszólítás, ez helyettesíti a szóbeli köszönést. A megszólításban minden főnevet nagy kezdőbetűvel írunk: Tisztelt Vezérigazgató Úr! Tisztelt Főosztályvezető Asszony! Tisztelt Köztársasági Elnök Úr! A hivatalos nyelvben a férfiak megszólítására udvarias kifejezési forma: az úr.
- ha továbbküldünk (forward) egy üzenetet, ne változtassunk rajta (például a szóhasználaton) Önnek ajánljuk! Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára! "Cuki" levelek tiltólistán A vállalati környezet eleve hivatalos és bizalmas, tehát elvárható, hogy ezzel a retorikai alaphelyzettel mindenki tisztában legyen. Levél megszólítás több címzett esetén mi a teendő. Bódi Zoltán nyelvész szerint nem számít túlzott keménykedésnek, ha a főnök megtiltja, hogy a vállalati levelezést rendszeresen édi, cuki és jópofi levelek küldésére használjuk. Ha valakinek számítunk a kiemelt bizalmára, akkor ezt írjuk bele a levélbe, kérjük meg rá, hogy kezelje ezt a levelet különösen bizalmasan és véletlenül se küldje tovább másoknak - tanácsolja a szakértő. Ha így teszünk, akkor pusztán reménykedhetünk abban, hogy kérésünk meghallgatásra talál, biztosak sohasem lehetünk ebben - tette hozzá. Sose felejtsük el, hogy egy e-mail, különösen egy vállalati e-mail mindig megmarad, írásos és digitális jellegénél fogva könnyen archiválható és továbbítható másoknak, akik illetékesek vagy érintettek az ügyben.